Archiwizowanie dokumentów w Ontario może przybierać wiele form. Dokumenty papierowe można digitalizować do formatów PDF. Dane cyfrowe można przechowywać na płytach CD, DVD, dyskach flash i taśmach magnetycznych. Ponadto wszystkie formy dokumentów można przenieść na mikrofilmy. saldeosmart.
Ale dlaczego powinieneś mikrofilmować dokumenty, które już przekonwertowałeś do formatu cyfrowego? Bez wątpienia format cyfrowy jest opcją wyboru, gdy pracujesz z danymi dokumentów i tworzysz ich kopie zapasowe. Korzystanie z danych cyfrowych podczas codziennych operacji jest praktycznym wyborem. Jednak opcja korzystania z mikrofilmu jest nadal możliwa, nawet po przejściu papierowych dokumentów Twojej firmy do formatu cyfrowego.
Odpowiedź dotyczy tego, jak długo chcesz, aby informacje były łatwo dostępne w formacie wysokiej jakości. Podjęcie dodatkowego kroku z wersji cyfrowej na mikrofilm to mądry wybór w przypadku archiwizacji dokumentów w Ontario. Mikrofilmowanie zapewnia doskonałą strategię odzyskiwania po awarii, z której korzysta coraz więcej firm.
Mikrofilmy w porównaniu z formatami cyfrowymi do archiwizacji dokumentów w Ontario
Przy prawidłowym przechowywaniu mikrofilm może przetrwać ponad 500 lat!. Pomyśl, jak łatwo możesz czytać dokumenty z przełomu wieków w lokalnych bibliotekach. Bez użycia tego formatu wiele historycznych dokumentów mogłoby nie zostać zachowanych.
Oprócz bibliotek, kilka agencji rządowych chce dokumentów, które nie są zależne od technologii, aby je odczytać. Używanie samych oczu do czytania dowolnego typu dokumentu jest dużym bonusem dla wielu podmiotów rządowych i biznesowych.
Aby porównać mikrofilmy z cyfrowymi metodami archiwizacji dokumentów w Ontario, ważne jest, aby przyjrzeć się różnym metodom przechowywania cyfrowego. Mikrofilmowanie zasadniczo zapewnia jedną metodę. Jednak przechowywanie cyfrowe można osiągnąć, używając dysków twardych, płyt CD, DVD, dysków flash i taśm magnetycznych. Każdy z tych formatów ma swoje zalety i wady.
Rozważając te cyfrowe metody archiwizacji w porównaniu z mikrofilmowaniem, główną różnicą jest ich trwałość. Zauważyliśmy już, że mikrofilm może przetrwać ponad 500 lat. Jaka jest więc prawdopodobna trwałość formatów cyfrowych do archiwizacji dokumentów w Ontario?
Metody archiwizacji taśm magnetycznych mogą przetrwać około 20 lat. Ten format jest szeroko stosowany do dziś. Innym często używanym formatem są nośniki optyczne (CD/DVD), ale wiele osób byłoby zaskoczonych, dowiadując się, że żywotność tych nośników wynosi zaledwie 7-9 lat.
Ponadto technologia musi być dostępna, aby je odczytać w przyszłości. Jak widzieliśmy w przypadku starszych formatów pamięci masowej, takich jak dyskietka 5 ¼", nie zawsze będziesz mieć dostęp do komputera, który może je odczytać.
Dyski flash mogą również przetrwać dłużej niż płyty CD. Zawierają jednak wiele ruchomych części i są bardziej podatne na awarie. Poleganie na danych zawartych na dysku flash przez następne 100 lat nie jest zbyt uspokajające. Podsumowując, jeśli chodzi o formaty cyfrowe używane do archiwizacji dokumentów w Ontario, nie ma dużego doświadczenia w ich trwałości przez dziesięciolecia.
Technologia cyfrowa jest stosunkowo nowa i zmienia się cały czas. Po prostu nie możemy być pewni, że dokumenty, które przechowujemy cyfrowo, będą dostępne za setki lat. Jeśli agencja rządowa lub firma musi zapewnić niezawodny dostęp w takim przedziale czasowym, to mikrofilmowanie jest najlepszym wyborem archiwizacji na dziś. Mikrofilmowanie może zapewnić Ci niezbędny spokój ducha w archiwizacji dokumentów w Ontario.